Syarat Menjadi Sekretaris Perusahaan

Syarat Menjadi Sekretaris Perusahaan

Syarat Menjadi Sekretaris Perusahaan - Jadi pembantu pimpinan, seseorang sekretaris mesti mempunyai kriteria spesifik supaya seseorang sekretaris bisa melakukan perkerjaan sebaik-baiknya. Mengenai kriteria yang perlu dipunyai untuk jadi sekretaris yaitu : 

1. Prasyarat Kepribadian 

Sedikit orang memiliki bakat untuk jadi sekretaris yang baik, akan tetapi bakat saja kurang bilamana kita tidak paham kepribadian yang bagaimana mesti kita mempunyai untuk jadi seseorang sekretaris yang baik itu. 

Mengenai kepribadian yang diinginkan itu yaitu seperti berikut : 

Gambar Tugas Rutin Sekretaris

a. Mesti berlaku mawas diri 

b. Berlaku ramah 

c. Sabar 

d. Simpatik 

e. Tampilan diri yang baik 

f. Pintar bergaul 

g. Bisa diakui dan memegang teguh rahasia 

h. Bisa bijaksana pada orang lain 

i. Mempunyai ingatan yang baik 

j. Memiliki perhatian atas pekerjaannya, serta lain-lain 

2. Prasyarat pengetahuan 

Prasyarat pengetahuan ini dibedakan jadi 2 (dua) yakni : 

a. Prasyarat pengetahuan umum 

Seseorang sekretaris mesti mempunyai pengetahuan kemasyarakatan serta kebudayaan yang bisa mengangkat nama dari perusahaan. Umpamanya : 

1. Kuasai serta mengerti Bhs Indonesia dengan baik serta benar dan kuasai sebagian bhs asing dengan lisan ataupun tertulis, dan mempunyai pengetahuan ekstra. 

2. Pengetahuan mengenai misi, peranan, beberapa pekerjaan, dan susunan organisasi, dan susunan personil. 

3. Pengetahuan mengenai korespondensi serta tata kearsipan. 

b. Prasyarat pengetahuan khusus 

Pengetahuan spesial ini, tujuannya yaitu sekretaris ketahui atau tahu beberapa hal tentang di mana sekretaris itu bekerja. Jika sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang beroperasi pada sektor usaha perkapalan, jadi ia mesti dapat kuasai pengetahuan perkapalan, demikian halnya apabila perusahaan itu bagian usahanya penyewaan apartemen, jadi sekretaris itu mesti kuasai pengetahuan keapartemenan, dsb. 

3. Prasyarat ketrampilan 

Tiap-tiap sekretaris diwajibkan mempunyai ketrampilan untuk mendukung pekerjaannya, ketrampilan itu mencakup : 

a. Dapat membuat laporan 

b. Dapat berkorespondensi 

c. Dapat memakai Bhs Indonesia serta Bhs Asing lainnya 

d. Tehnik tata penyimpanan arsip 

e. Tehnik berkomunikasi dengan telepon 

f. Menulis cepat dengan steno 

g. Tehnik mengetik surat 

4. Prasyarat praktik 

Sebelumnya seseorang diangkat jadi sekretaris, orang itu mesti cukup memiliki pengalaman dalam beragam pekerjaan tata usaha kantor, jadi dengan hal tersebut orang itu mesti coba mengatasi pekerjaan yang tanggung jawabnya belum juga demikian luas, umpamanya : jadi resepsionis, operator, korespondensi dan sebagainya. 

(Waworuntu, 1995 : 59-61) 

Pekerjaan Sekretaris 

Mengenai pengelompokan pekerjaan sekretaris mencakup : 

1. Pekerjaan ketrampilan 

a. Terima dikte dengan stenografi atau merekam dengan tape recorder 

b. Mengetik computer serta mesin tulis manual atau elektrik 

c. Kerjakan pembukuan ringan 

d. Menaruh arsip-arsip untuk pimpinan 

e. Buat surat 

f. Terima tamu 

g. Mengatur perjalanan, hotel, ticket pesawat, serta sebagainya 

2. Pekerjaan ketrampilan 

Mengenai pengelompokan pekerjaan sekretaris yakni : 

a. Melakukan ketentuan kebijaksanaan dalam memberi beberapa pekerjaan pada pegawai-pegawai bawahannya 

b. Jadi penerjemah pimpinannya 

c. Ikuti jalannya seminar-seminar yang dikerjakan oleh perusahaan yang ada kebutuhannya dengan jalannya organisasi 

d. Membuat data untuk pengaturan laporan 

e. Mengatur rapat serta menulis notulen rapat 

(Waworuntu, 1995 : 62-63) 

Meskipun sekretaris orang ke-2 dari perusahaan atau tangan kanan pimpinan, jangan sampai meremehkan tidak untuk memberitahukan jika tidak masuk kerja, karna sekretaris serta pimpinan adalah satu kesatuan yang bekerja ke arah satu maksud serta pimpinan juga akan mencari seseorang pengganti untuk sesaat. Dengan memberitahu terlebih dulu tidak masuk kerja itu adalah satu diantara etiket sekretaris. 

Bekerja Dengan Tim 

Tim yaitu beberapa kumpulan orang berakal yang terdiri atas dua, lima, sampai dua puluh orang serta penuhi prasyarat tercukupinya kesepahaman sampai membuat kolaborasi antarpelbagai kesibukan yang dikerjakan anggotanya. Jadi tingkah laku anggota tim mesti mencerminkan kecocokan yang tunjukkan kalau tiap-tiap anggota melakukan tindakan dalam bingkai serta sesuai sama beberapa kumpulan prinsip atau maksud dengan. 

Menurut Zuhair Al Kaid, tim yaitu satu deskripsi dari pelbagai bentuk kolektivitas yang dibuat untuk ikuti dorongan semangat untuk mempunyai keterikatan pada grup spesifik. Demikian juga dorongan untuk pernyataan sosial dan membawa misi keterikatan dengan materi serta maknawi 

Tak ada orang dalam tim yang dapat persis dengan kamu. Anggota tim tidak berfikir lewat cara yang sama serta memegang nilai yang sama juga dengan kamu. Memanglah tim yang semuanya anggotanya sama persis juga akan bebas dari perseteruan, namun juga akan kekurangan keragaman yang dapat melahirkan ide baru. Meski begitu, tim yang terbagi dalam individu-individu berlainan mempunyai banyak tantangan. Bila tim kamu tidak tunjukkan rasa sama-sama yakin, sama-sama menghormati serta keterbukaan, tim itu juga akan terpecah atau terlilit dalam ketidakmanfaatan. 

Tim yaitu media supaya tiap-tiap individu bisa bekerja dengan kolektif dengan penuh kolaborasi jadi satu kesatuan yang senyawa. Pekerjaan atau kesibukan yang dikerjakan dalam satu tim mempunyai nilai plus karna terdapatnya pelbahai hubungan rekanan manusia dengan segera tidak ada beberapa halangan resmi pada individu. Keadaan ini pastinya beresiko positif, yakni bisa memompa semangat anggota tim untuk bekerja dengan produktif. 

Dalam tataran manusiawi, bermain sendiri begitu menjemukan serta lebih relatif mengantarkan pada kegagalan. Mustahil manusia bisa hidup dengan menyendiri semata, tim kerja adalah sumber perlu untuk sistem pemutakhiran pengetahuan. Disana individu-individu berlainan menyatu dalam satu ikatan lewat cara yang tidak sama juga yang selanjutnya, karna hubungan yg tidak bisa dihindarkan, terwujudlah sifat-sifat dengan yang membuat kepribadian tiap-tiap individu dalam tim. Satu potensi bisa diinvestasikan untuk hasilkan laba semaksimal mungkin saja lewat terwujudnya situasi kondusif untuk terwujudnya satu sistem yang interaktif yang memproduksipengetahuan baru atau meningkatkan pengetahuan yang sudah ada